线下活动策划流程全梳理!新手必备

作者:doazhang 发布时间:2021-11-19 11:00:32

对于广告人来说,相信对于线下活动策划并不陌生。

因为线下活动是整个传播策略中重要的一环。所以,对于广告人来说无论是AE/AM、planner、还是art都需要掌握一定的线下活动策划的基础知识。

在这里,我还想为大家提供一个角度,无论是在什么岗位,都可以学习一下关于线下活动策划的一些知识。

因为,线下活动策划除了专业知识外,更多的锻炼能够帮助你在职场中拥有更强的核心竞争力。

1.项目管理能力:作为整个项目的负责人,你需要统筹整个项目,比如时间控制、成本控制等等,对于培养你的项目管理能力、统筹能力有很大的帮助。

2.危机处理能力:是项目就会有危机。当有危机的时候,你是如何临危不乱,轻松化解,这些都是依赖你日益培养出来的危机处理能力。

3.向上/向下沟通能力:项目过程中,最重要的就是沟通,其中涉及到你与项目组成员沟通,与leader沟通,与供应商沟通,与客户沟通等等,不同的沟通对象沟通技巧是不同的,所以当你做的项目足够多,也就会沉淀很多沟通技巧。

下面,我将梳理一次活动从0到1的基本流程,以及可能会出现的问题和解决方案。建议收藏,并且多读几遍。

01项目前的准备工作

在项目开始前,我们要做哪些工作呢?

首先,要明确客户需求,了解项目背景以及客户想通过这次活动传达什么信息,挖掘更多客户的隐性需求。

我们要获取足够的信息,才能保证我们后续的工作质量。

在这里,我们可以给用户一份需求清单,将你想了解的信息做成一个表格,交给客户,让客户自己填写。

这里给大家一些思路,到底要获得哪些重要的信息。

1.客户的背景资料

2.客户做线下传播的核心目的?提升品牌形象?引爆公关传播?促进销售?

3.客户品牌的优势:核心优势是什么?

4.客户本次活动的主旨:发布一个新品?开创一个理念?

5.客户对本次活动的感想:客户最初的想法将影响整体活动的走向。

6.客户的喜好与厌恶:客户的个人意志主导了活动的方向,我们要做的是让客户满意。

7.客户的VI设计电子版(logo源文件、标准色、禁用色、主KV等)

8.产品广告片以及广告影像

9.客户以外各类活动的资料图片

10.客户公司的完整名称

11.客户对接人以及对接人上级领导的姓名、职级、电话、email等基础信息。

在项目正式执行前,除了以上的准备工作,还有大量的会议需要开,对项目前期执行进行讨论、以及供应商管理、客户沟通等。

对于这些会议有很多需要注意的部分,在这里总结下来,方便大家日后查阅。

1.项目冷启动会:

这个会议主要是前期拜访客户,获取项目信息时候,需要进行的会议。

在这次会议,我们要注意以下几点

1)正装出席:你代表的不仅仅是你自己,更代表你公司的形象。

2)携带足够的设备:

笔记本电脑:方便你展示公司的资料以及过往案例

激光笔:在展示PPT的过程中需要使用

录音笔:记录整场会议交谈的内容,防止在信息转达过程中出现分歧

笔记本和笔:记录客户提出的建议、重点需要关注的部分等

2.头脑风暴会:

这个会议主要是要对整个项目策划进行梳理,产出大致的方案框架,并且明确整个项目的负责人以及相关的人员安排。

1)主要参会人员:客户经理、活动策划、项目执行人员、业务支持人员

2)主要产出:项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程

3.策划会:

这个策划会的主要作用是明确整个项目的关键问题,以及整个策划方案的最终形成。

1)必须参会人员:项目组全体成员、业务支持人员

2)邀请参会人员:部门经理、项目经理、部门领导、供应商代表

3)会议流程梳理:

对客户项目进行介绍;

说明项目的必备环节以及确认实施的内容;

说明费用预算以及操作周期(保障会中讨论的内容符合预算,并能在操作周期内完成)

PS:这一点很重要,因为客户要求的创意形式一定要在预算范围内,如果超出预算但是客户还执意要求的话,一定要与客户进行沟通。

主题讨论——贯穿活动的主线思路以及表现元素

创意亮点讨论——亮点环节必须要具备可实施性

4)主要产出:方案风格、方案模块构成以及模块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式以及分块预算。

4.项目碰头会:

项目碰头会可以是项目组组内开,也可以是项目组和客户开,这取决于项目组自己的安排。

开会是必要手段,但是要确保会议质量,不开没有结果的会议。

每日向客户发送项目推进表,让客户知道我们每天都在做什么——让客户放心。

我们做的每一个事项都要有理有据,不要让客户指导我们工作。

语言沟通强于文字沟通,面对面沟通强于电话沟通。

当我们敲定了整个活动方案并正式开始合作后,接下来要开始到为整个活动做前期准备的模块,虽然说活动类型不同,侧重点可能也不同,但是我们大体可以分为以下几个方面。

1.场地

2.人员管理

3.供应商管理

4.物料管理

5.项目进度管理

1.场地

根据项目大小不同或者客户要求,我们对场地的选择也不同,比如公司年会,我们可以选择在酒店或者体育馆。快闪店我们可以选择在商场人流量较大的场所。行业会议我们可以选择在酒店大厅等等。这个需要与客户共同商定。

当我们选定场地后,如果有3D设计需求,就需要3D设计师和执行人员前期去场地踩点,具体需要注意以下几个要素。

1)路线:来宾入场路线、贵宾通道路线、停车场至主会场路线、会场至宴会厅路线以及化妆室至舞台路线等。

2)物料摆放位置、尺寸:签到板、合影墙、易拉宝、条幅等尺寸以及摆放位置。

3)主会场、分会场、宴会会场:舞台位置、适用规格以及高度、场灯控制系统、AV操控台位置、AV灯光架、电源输出位置灯。

PS:在这里要注意,有的酒店提供一些设备,比如LED大屏、灯光音响等,但是质量可能不会太好,一般都会有相关的供应商,尽量不要选择酒店提供的。

4)演员化妆室:桌椅、衣架、化妆镜、换妆区、电源形式等

关于场地,大体上为大家提供了一些思路,具体还是要根据场地不同、大小等因素来选择。

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2.人员管理

对于人员,具体可以分为礼仪、模特、场内兼职人员、演艺人员、摄影师等。

在选择人员的时候,要让客户确认,并且在会议开始前进行统一的培训,保证外部人员的专业性。

特别是兼职人员和礼仪等,要提供备选方案,或者是直接寻找当地负责人力部分的代理,因为如果是一个一个人找的话,不确定因素很高,并且管理起来困难,所以尽量要选择专业的人力服务团队。

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3.供应商管理

这里的供应商,可以分为搭建供应商、AV设备供应商、物料供应商三大类,具体是需要根据项目来制定。

对于搭建供应商:

在场地勘察过程中要全程参加,并且对每一项实施地点都要进行测量与拍照;

在3D设计师设计出三维效果图和施工图后,要同步给搭建商,由搭建商评估,并且沟通实施重点与难点。

搭建商对重点物料的制作要说明实施办法、材质、工艺,并对全部制作物提供小样,同时说明工艺。

在搭建的过程中,要带够足够的辅助材料,比如地膜,地毯、胶带、防雨布、照明灯等。

对于AV设备供应商:

实施效果图第一时间要发送给AV灯光供应商,由其进行实施评估并说明实施重点与难点。

根据效果图提出器材实施方案、接电图、线路图以及电量总额、特殊要求、报价等。

根据需求制定走线路防水方案

应对场地提供的电源进行安全评估

应对舞台特殊效果进行风险评估。

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4.物料管理

对于物料管理,是由设计师将活动所需要的物料设计出来,并交由相关物料制作公司制作的一系列流程,虽然看起来很简单,但是其中有很多细节需要关注。

1)设计师在设计物料的时候,印刷品的色彩模式要选择CMYK,而不是RGB。

2)设计师在与制作工厂对接的时候,一定要提前打好小样,对比色差,确定无误后,才可以大批量进行制作。

3)在大批量制作前,要对内容进行校对,具体的比如二维码是否正确,嘉宾信息 公司Logo等关键标识是否正确,要确保万无一失。

4)物料在制作过程中,数量要核对清楚,宁可物料制作多,也不要制作少。

5)在设计制作的时候,一定要去物料制作工厂去看物料制作的成品,防止出现色差等问题,如果无法到达现场,可以让制作公司拍照或者录制视频。

5.项目进度管理

一场大型的活动,就是一个完整的项目。

对于项目来说,我认为其中最重要的是对于项目进度的管理。

对于线下活动来说,项目进度的把控难度较大,因为有很多不确定因素,并且有外部人员的加入,也是整个项目组的成员,比如你无法完全掌控供应商的进度,这就导致你需要不断的对供应商进行进度管理。

02活动执行

活动执行也是策划案最终的落地,活动执行也是整个项目中可能出现问题最多的一个步骤,可能遇到很多不确定因素以及突发危机。

现在来梳理下活动执行的整个流程以及注意事项。

入场前

入场前主要的工作是对物料进行检查,各个业务支持部门、供应商、演艺人员需要到位。

1.物料

根据物料清单,对物料进行检查,重点检查物料的数量,以及物料的类型,确保现场的物料与清单上的一致,在这里注意下,任何物料都要核对清楚,因为有很多细小的物料容易忽略,如果遗漏,可能对项目是致命的。

比如:有一次我们做活动,其中由于PPT的翻页笔忘记携带,最终导致整个活动的体验流程不佳,尽管PPT翻页笔这一个物料看起来很小,但确实是很重要的物料,所以一定要核对清楚!

2.人员管理

当我们要进场前,如果已经通知相关人员进场时间以及注意事项,但是最后还是要电话通知、确认一次。

场地方:原计划是否有变、场地通道是否畅通、各接口/负责人员是否就位

搭建商、AV供应商:原计划是否有变,是否装车完毕、能否按时到达?

演艺人员供应商:相关人员是否已经到达集合地点、是否统一着装要求。

除了以上,还要对人员的着装要求进行要求管理。

在客户没有明确现场着装要求的时候,应该尽力规范团队成员以及兼职人员的服装统一。

一般在现场如果客户没有要求着装,都会统一为深色的传达,特别是要提前通知禁止颜色夸张、款式另类、不稳重以及不符合公司形象的服装出现,

如果客户严格要求,而没有统一提供的情况,应该按照客户的要求提供服装。

举个例子,如果客户是李宁,团队成员最好要身着李宁的服装,这些都是细节。

当客户或者我们自己提供服装,以下几点需要注意:

服装发放与回收统一管理,统一存放。

服装应该预留备份,以防临时追加人员或发生服装损坏

全部衣服使用前应该熨烫整洁。

手机不能挂于胸前

未经允许不能自己配带丝巾,眼镜等配饰。

如果活动现场派发工作证,应该统一工作牌的配带位置。

3.现场管理

现场管理的意思是确保供应商在搭建的过程中能够完美完成,避开一些不要的麻烦和危险。

在施工相关人员进场前,要提前为施工人员办理好施工证,在一般大型场馆都是需要的,否则没有施工证明就很难进入场馆内。

在制作物搬入,搬出,施工的过程中,应该确保场地方的硬件设施不会因为施工造成破损。施工过程中,应该充分考虑到周边器材、人员、用电的安全问题,施工中所造成的任何涉及到器材以及人员损伤的,我们都无法脱离关系。

因施工方索要使用场地电源的时候,应该由场地方将电源引出供搭建商使用,我方应该问清电量、电压等基础信息。

搭建商应该带有一定量的施工辅料确保不影响搭建的最终效果或者破坏地方的硬件设施。

举个例子:比如舞台搭建完毕后应该第一时间铺设上地膜,防止地台因工作人员践踏造成污染或破损;比较重的制作物在搭建前应该地面铺设地毯,以防止对场地方地面/地毯/地砖等造成划伤。

03活动收尾及复盘

当活动结束后,我们要对活动收尾以及复盘。

很重要的一点,当我们在活动中涉及到了关于物料的增添、删减,在活动结束后一定要与客户沟通,因为这涉及到项目金额。这一点,很重要。

并且,如果由增项一定要让客户知道,不能替客户做决定,因为这可能导致后续关于合同增项的问题。

当整场活动在执行层面完毕后,下面就要对整个活动进行复盘总结,并输出结案报告,资料存档等。

首先是结案报告,结案报告主要是给客户的。

结案报告需要在项目结束后7日内完成并且提交给客户,同时由业务负责人存档备案。

其中可以按照以下书写逻辑来做结案报告。

1.物料总结

2.器材总结

3.运营总结

4.演出总结

5.数据总结

还有一个是内部报告,是对整个项目的内部复盘。

可以按照以下逻辑去书写

1.筹备总结

2.运营总结

3.演出总结

4.供应商评价

5.成本、利润总结

6.活动优点及优点推广建议

7.活动缺点及缺点成因分析

以上是整个活动从开始策划到最后活动复盘的一个时间线相关流程的梳理。

这里只是提供了一个框架,具体还是要根据不同的活动类型来制定相关的方案。

以上,是对线下活动策划从0到1的活动流程梳理,其中涉及到了一些细节和注意事项,希望能够帮助你。

为了帮助大家更大概率的做一场完美的活动,我和朋友总结了一些关于活动曾经犯过的问题,并将这些问题沉淀成经验,一共18条。

线下活动策划避坑梳理18条:

1.线下物料设计很重要,一定要确保色彩模式是CMYK,而不是RGB;

2.物料制作要打提前量,不能卡着项目进度来制作;

3.茶歇管理,要确保品质,自己要亲力亲为

4.要对整场活动进行动线设计,以及安保、防疫等措施

5.活动现场要带上打印机,防止突然增添的嘉宾名额

6.先制作并分发相关人员Rundown(执行台本),包含以下项目: 序号,内容,时间,时长,描述,音控,屏幕,灯控,道具,备注

7.每场活动都必须有一个“总控”人员,一般是甲方负责这场活动的人加乙方负责这场活动的人,如果你自己是甲方而且没有请活动公司的话,你就是这个总控。

8.提前1-2周设计活动主题VI视觉画面,按照不同载体的尺寸做好设计稿;包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函等。

9.提供餐食或茶歇服务务必安排至少1人专人服务,保持餐台整洁,协助客户拿取食物。

10.设计物料在大批量制作前要进行打样,确认无误后才可以大批量制作;

11.在与媒体沟通的时候记得及时给通稿;

12.注意会场内PPT的尺寸,不要到了现场在改PPT的尺寸。

13.做好时间管理,不要赶到deadline之前将任务完成,要留足够的时间,防止出现一些危机事件。

14.在物料制作的时候,材质、工艺、尺寸一定要备注好。

15.如果情况可以,在重要的项目环节上要有第二负责人,万一第一负责人联系不上,第二负责人还可以顶上去。

16.在平时,除了自己做过的案例外,也要学习同行做的项目,形成自己的案例库。

17.项目中,沟通很重要,所以要经常开会,但是不要有无意义的会,具体可以参考项目管理中一些会议的设定。

18.事先把演员、媒体的费用用现金准备好用信封一个个装好写好名字,活动开始前把信封给演员。

因为活动开始后,根本没空了。当然也可事后以微信支付宝等支付方式。不过,事先拿到钱会演的更卖力。

以上是对线下活动策划从提案立项到活动结束后的梳理,并且总结了18条风险清单,希望能够帮助到大家。

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